Privacyverklaring

Bibliotheek Hasselt Limburg hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens en het respect voor jouw privacy.

In deze Privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij er alles aan doen om jouw privacy te waarborgen en zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan.

Bibliotheek Hasselt Limburg verbindt zich ertoe om de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van 27 april 2016 te respecteren.

Dit betekent dat wij in ieder geval onderstaande regels in acht nemen.

We verwerken je persoonsgegevens in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type(s) persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.
Indien toestemming vereist is om je persoonsgegevens te verwerken, zullen we jouw uitdrukkelijke toestemming vragen.
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is.
We geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt of omwille van een wettelijke verplichting.
We zijn op de hoogte van jouw rechten omtrent je persoonsgegevens, we willen je hierop wijzen en willen deze respecteren.

Bibliotheek Hasselt Limburg, een dienst van de stad Hasselt, verwerkt jouw persoonsgegevens voor de uitvoering van verschillende taken. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

Stad Hasselt

Limburgplein 1

3500 Hasselt

Tel. 011 23 90 00

E-mail: info@hasselt.be

Data Protection Officer (DPO)

E-mail: privacy@hasselt.be

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Ledenadministratie: om de dienstverlening van onze bibliotheek aan jou mogelijk te maken en te kunnen registreren welke materialen je in bezit hebt. Bij de inschrijving vragen we jou om een e-ID, een geldig identiteitsbewijs of een wettelijke verblijfsvergunning. Van elk lid registreren we persoonlijke identiteitsgegevens (naam*, voornaam*, rijkregisternummer*), contactgegevens (adres*, telefoonnummer en e-mailadres) en persoonlijke kenmerken (geslacht, geboortedatum*). Van onze leden houden we een overzicht bij van welke materialen ze op dat moment in bezit hebben en tot 2 maanden terug in hun bezit hadden. Dit om de nodige opvolging te kunnen doen (herinneringsmails, boete aanrekenen, schade aan materialen factureren, …). Bibliotheekleden hebben de optie om ervoor te kiezen om gebruik te maken van ‘Mijn Bibliotheek’, een product van Cultuurconnect. Via mijn.bibliotheek.be kunnen ze zien welke materialen ze momenteel in bezit hebben, of kunnen ze de uitleentermijn van deze materialen verlengen en kunnen ze, indien ze dit wensen en zelf aangeven, hun leengeschiedenis raadplegen. Van deze leden wordt dan ook de leengeschiedenis bijgehouden. Meer informatie vind je in de bijhorende privacyverklaring van Mijn Bibliotheek. Wanneer je in aanmerking komt voor een doelgroepenkaart moet je op het moment dat je je lidmaatschap vernieuwt of aanvraagt kunnen bewijzen dat je hier effectief voor in aanmerking komt. Ook deze gegevens worden bewaard. Deze gegevens worden allemaal gebruikt in het kader van de dienstverlening van de bibliotheek. Bepaalde gegevens zijn noodzakelijk om onze dienstverlening mogelijk te maken. Deze zijn hierboven aangeduid met een asterisk (*) en worden dus verzameld op basis van een overeenkomst die we met je sluiten bij inschrijving (zie gebruikersreglement). Deze gegevens verzamelen en verwerken we bij volwassenen door het uitlezen van je elektronische identiteitskaart of aan de hand van een geldig identiteitsbewijs of een wettelijk erkende verblijfsvergunning, bij minderjarigen en in het kader van bepaalde samenwerkingsverbanden door het invullen van (elektronische) invulformulieren. We verzamelen de gegevens zonder een asterisk (*) op basis van jouw toestemming. Deze gegevens worden dus door de gebruiker op vrijwillige basis meegedeeld. Jouw identificatiegegevens worden gebruikt om jou als lid eenduidig te identificeren en zo een persoonlijke dienstverlening te kunnen bieden (bijhouden uitgeleende boeken, openstaande rekeningen, reserveringen,… ). Indien we ook jouw rijksregisternummer verwerken kan dit gebruikt worden om bij het Rijksregister naam, voornaam, geboortedatum en hoofdverblijfplaats op te vragen. Deze laatste gegevens worden op hun beurt dan ook uitsluitend gebruikt in het kader van onze dienstverlening. Voor het uitvoeren van deze opzoekingen en het gebruik van het rijksregisternummer beschikt de bibliotheek over een machtiging (Beraadslaging RR nr 28/2009 van 18 mei 2009).
We gebruiken je e-mailadres en adres om je o.a. te verwittigen wanneer je lidmaatschap zal vervallen, wanneer je materialen dient terug te brengen naar de bibliotheek, wanneer een reservatie voor je klaar ligt of voor het innen van maningsgeld of schuldvereffening. Indien je toestemming gaf een e-mailadres te gebruiken, geniet kosteloze communicatie via mail de voorkeur.
Onderzoeksdoeleinden en statistische doeleinden We verwerken alle persoonsgegevens voor onderzoeksdoeleinden en statistische doeleinden om bv. de inhoud en kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen optimaliseren. Informatie met betrekking tot je geslacht verwerken we enkel statistisch.
Garanderen veiligheid van onze infrastructuur In het kader van het garanderen van de veiligheid van onze infrastructuur worden ook persoonsgegevens verwerkt. Wij passen onder meer cameratoezicht toe voor de bescherming van veiligheid van personeel en bezoekers, de beveiliging van het gebouw en het vastleggen van incidenten. Bij het verwerken van deze beelden wordt de toepasselijke wetgeving nageleefd. De gemaakte opnamen worden alleen bekeken na incidenten en worden maximum vier weken bewaard, tenzij de beelden (langer) opgeslagen moeten worden op vraag van de politie of op basis van een wettelijke bepaling.
Mijn Bibliotheek: om gebruik te kunnen maken van de digitale dienstverlening die we als bibliotheek aanbieden (bv. raadplegen welke materialen je in bezit hebt, reserveren van materialen, verlengen van de uitleentermijn, raadplegen digitale bronnen, …) Mijn Bibliotheek is een product van Cultuurconnect. Alle Vlaamse bibliotheken bieden deze digitale dienstverlening -als een digitale uitbreiding op de ledenadministratie- aan via het portaal met de naam ‘Mijn Bibliotheek’. Je kunt er boeken reserveren en verlengen, maar bijvoorbeeld ook het krantenarchief raadplegen. Meer informatie vind je in de bijhorende privacyverklaring van Mijn Bibliotheek.
Nieuwsbrief Wij gebruiken jouw e-mailadres voor het versturen van een nieuwsbrief indien je jezelf daarvoor inschreef via onze website en ons aldus hiervoor toestemming hebt verleend. Zie ook de privacyverklaring voor nieuwsbrieven van stad Hasselt en OCMW Hasselt. Je kunt je bovendien altijd uitschrijven via de link onderaan elke nieuwsbrief.
Inschrijving activiteiten/diensten Je persoonsgegevens (bij volwassenen: naam, voornaam, e-mailadres / bij kinderen: naam, voornaam, leeftijd, naam en voornaam ouder of voogd, e-mailadres ouder of voogd en telefoonnummer ouder of voogd) worden in het kader van een inschrijving voor een van onze diensten/activiteiten verzameld en verwerkt op basis van (elektronische) invulformulieren. We gebruiken jouw contactgegevens om je o.a. te verwittigen dat een activiteit gewijzigd of geannuleerd werd, je te herinneren aan het feit dat je inschreef voor een activiteit, .... Deze gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het leveren van de dienstverlening. Daarna worden ze geanonimiseerd en verwerkt voor statistische doeleinden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken. Dit gebeurt enkel indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van onze dienstverlening of op grond van wettelijke verplichtingen. Wij maken onder meer gebruik van een derde partij voor:

het verzorgen van de internetomgeving (webhosting);
het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT-netwerk);
het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven;
het bewaren en gebruiken van ledeninfo (software ledenadministratie).

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Wij geven nooit persoonsgegevens door aan partijen waarmee we geen verwerkingsovereenkomst of protocol hebben afgesloten.

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is. Onder bepaalde omstandigheden zijn wij verplicht om je gegevens te verstrekken aan overheidsinstanties (politie en justitie). Het is ons niet altijd toegestaan je te informeren over een dergelijke afgifte.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij gaan er vanuit dat indien een minderjarige onze website bezoekt, deze hiervoor toestemming heeft van diens ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Cookies

Op onze website wordt gebruik gemaakt van cookies. Hoe en welke cookies we gebruiken vind je in ons cookiebeleid.

Bewaartermijn

Bibliotheek Hasselt Limburg bewaart persoonsgegevens gedurende een periode die redelijkerwijs nodig is voor de juiste uitvoering van de door haar aangeboden diensten, faciliteiten, … , of op grond van volgens de wet is vereist.

Ledenadministratie & ‘Mijn Bibliotheek’ Uw gegevens in de ledenadministratie worden bijgehouden tot maximaal twee jaar na beëindiging van uw bibliotheeklidmaatschap en op voorwaarde dat er geen openstaande transacties en kosten zijn. Na beëindiging van het bibliotheeklidmaatschap kunnen er immers nog administratieve werkprocessen zijn waarvoor uw gegevens nodig zijn. De bewaartermijn van twee jaar begint pas te lopen na beëindiging van het abonnement en op voorwaarde dat er geen openstaande transacties en kosten zijn. Na verloop van deze bewaartermijn worden gegevens, inclusief het Rijksregisternummer, automatisch verwijderd.Voor wat de bewaartermijn voor ‘Mijn Bibliotheek’ betreft, verwijzen we naar de bijhorende privacyverklaring van Mijn Bibliotheek.
Onderzoeksdoeleinden en statistische doeleinden De persoonsgegevens worden geanonimiseerd en statistisch verwerkt. Deze gegevens worden permanent bewaard indien Bibliotheek Hasselt Limburg ze verwerkt en bewaart.
Cameratoezicht De camerabeelden worden maximum 4 weken bewaard tenzij de beelden (langer) opgeslagen moeten worden op vraag van de politie of omwille van een wettelijke verplichting.
Nieuwsbrieven We bewaren je e-mailadres totdat je jezelf uitschrijft voor de nieuwsbrief. Op dat moment wordt het e-mailadres gewist uit het adresbestand van de nieuwsbrieven.
Inschrijving activiteiten en diensten Deze gegevens worden maximum een maand na het plaatsvinden van de activiteiten of de betrokken dienst geanonimiseerd.

Gegevensbeveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, waaronder:

alle personen die namens Bibliotheek Hasselt Limburg toegang hebben tot je gegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
we hanteren een adequaat gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
we testen en evalueren onze maatregelen;
we informeren onze medewerkers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en vragen hen daarnaar te handelen;
we zorgen ervoor dat onze systemen zo goed als mogelijk zijn beschermd tegen bedreigingen zoals virussen en cybercriminaliteit.

Cameratoezicht

Wij passen cameratoezicht toe voor de bescherming van veiligheid van personeel en bezoekers, de beveiliging van het gebouw en het vastleggen van incidenten.

Bij het verwerken van deze beelden wordt de toepasselijke wetgeving nageleefd.

De gemaakte opnamen worden alleen bekeken na incidenten en worden maximum vier weken bewaard, tenzij de beelden (langer) opgeslagen moeten worden op vraag van de politie of omwille van een wettelijke bepaling.

Jouw rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of, in bepaalde gevallen, verwijdering van de persoonsgegeven die wij van jou ontvangen hebben (voor jezelf of voor minderjarigen voor wie je wettelijk vertegenwoordiger of voogd bent). Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jou (of in jouw directe opdracht aan een andere partij).

Bovenstaande rechten zijn uiteraard enkel van toepassing op je eigen gegevens en niet op gegevens van andere personen.

Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Indien je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens , of je deze wenst in te zien of je je rechten wil uitoefenen, kan je een afspraak maken: telefonisch 011 23 90 11 of via e-mail naar privacy@hasselt.be.

Klachten

Mocht je een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) op het gebied van privacy bescherming.

Wijziging privacyverklaring

Privacywetgeving wordt van tijd tot tijd aangepast en verbeterd, daarom is ook deze privacyverklaring aan verandering onderhevig. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op de website bibliotheek.hasselt.be gepubliceerd zijn.

Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 21 december 2020